Apresentação
Este estudo técnico foi desenvolvido com base na legislação vigente na data de publicação deste arquivo, voltada aos trabalhadores cujo contrato seja regido pela CLT e seu objetivo é fornecer informações objetivas a todos interessados, desde trabalhadores em geral até os profissionais da área contábil ou empregadores porque não é raro haver dúvidas sobre o tema.
O texto foi elaborado, conforme indica o sumário, distribuído em tópicos progressivos se iniciando com a descrição deste direito desde a sua criação, de que modo o direito do trabalhador vai se consolidando ao longo do período, com foco em cálculos, retenções e prazos de pagamento, para em seguida apresentar os contrapontos, como as situações que cancelam a contagem do tempo ou a suspendem.
Sendo iniciante, é recomendado analisar o conteúdo proposto desde o início e em outros casos, como há um índice interno, basta clicar sobre o tema para ser direcionado diretamente ao assunto.
Sumário
1 Criação do 13º, formação do direito e prazos de pagamento
Segundo a Lei 4.090/1962 (DOU 26/07/1962), faz jus à "gratificação de natal", popularmente chamada de "décimo terceiro salário", de forma genérica, "todo empregado".
Inicialmente foi previsto que o pagamento desta gratificação deveria ser feita pelo empregador "no mês de dezembro de cada ano", no valor proporcional de 1/12 (um doze avos) do salário do mês anterior (independentemente do valor) por cada mês trabalhado no ano em curso, prevendo que a partir de quinze dias trabalhados já era considerada a formação da parcela mensal, ou seja, o duodécimo (ou décima segunda parte).
A Lei citada anteriormente foi refinada três anos depois, pela Lei 4.749/1965 (DOU 13/08/1965), que determinou que em vez do pagamento da gratificação em parcela única no mês 12, ele fosse feito em duas parcelas, com a primeira entre fevereiro e novembro e a última até 20 de dezembro do ano, prazo que não estava claro na lei geratriz deste direito, até que este direito foi acolhido no Inc. VII do Art. 7º da CF/88, que é uma Cláusula Pétrea.
Isto significa que como o 13º salário estava previsto em Leis Ordinárias, ele poderia ser modificado (ou até extinto) por outra lei do mesmo tipo, no entanto, com ele constando em Cláusula Pétrea da Constituição Cidadã de 1988, mesmo que as leis ordinárias iniciais sejam revogadas, este direito continuará vigente porque nem uma Emenda Constitucional tem competência para restringir ou abolir os direitos e garantias individuais constitucionalmente previstos (CF/88, Art. 60, § 4º, Inc. IV).
Tendo os critérios legais e constitucionais devidamente expostos, é importante analisar com mais atenção a Lei 4.749/1965, que esclareceu melhor alguns pontos silenciosos da Lei anterior e desfazer um erro de interpretação vigente até os dias atuais no conceito de prazos de pagamento.
De modo mecânico, talvez por empirismo, tanto escritórios contábeis quanto trabalhadores equivocadamente entendem que a "primeira parcela vence em 30/11" e a seguinte em "20/12", mas, em conceitos legais, isto é improcedente, porque conforme o Art. 2º da Lei em análise:
"Art. 2º - Entre os meses de fevereiro e novembro de cada ano, o empregador pagará, como adiantamento da gratificação referida no artigo precedente, de uma só vez, metade do salário recebido pelo respectivo empregado no mês anterior".
Deste modo, não é dito explicitamente que em 30 de novembro "deve ser pago o adiantamento" (1ª parcela), e sim, que ele deve ser pago entre fevereiro e novembro, ou seja, até 30/11, não necessariamente em 30/11; por força do disposto no § 2º do mesmo artigo, a seguir reproduzido, um trabalhador pode optar por receber o adiantamento desta gratificação junto com as férias:
§ 2º - O adiantamento será pago ao ensejo das férias do empregado, sempre que este o requerer no mês de janeiro do correspondente ano.
Logo, se assim o trabalhador desejar, desde que se manifeste até o último dia útil do mês de janeiro de cada ano, o empregador deve pagar o adiantamento de 13º salário junto com as férias, se a linha do tempo permitir isto, e por questão de retenção de talentos, o empregador pode deliberar sobre pagar esta parcela no mês de aniversário do trabalhador, ressaltando que conforme o § 1º deste mesmo artigo, o empregador não é obrigado a pagar o adiantamento a todos os trabalhadores no mesmo mês.
Embora as regras estejam bem claras na legislação comentada (e asseguradas pela CF/88), outro fator deve ser considerado é a reforma da Lei Trabalhista (Lei 13.467/2017), que adicionou os Arts. 611-A e 611-B na CLT.
No primeiro novo artigo ficou definido que "A convenção coletiva e o acordo coletivo de trabalho têm prevalência sobre a lei quando, entre outros, dispuserem sobre (...):" e expôs uma série de exemplos (banco de horas, intervalos intrajornadas, participação em resultados) - observar que como a expressão utilizada é "entre outros", depreende-se que, através do sindicato, podem ser definidos outros critérios em favor dos trabalhadores -, enquanto no Artigo seguinte, composto por 30 alíneas, claramente são citados os temas que uma CCT não pode ser sobrepor à legislação vigente (mudanças em adicional noturno, horas-extra com acréscimo mínimo de 50%, número de dias no gozo ou abono de férias devidas etc).
Como dentre as vedações do Art. 611-B não está proibida a flexibilização das datas de pagamento do adiantamento do 13º salário e sua parcela final, é compreendido que as convenções de alguns sindicatos podem definir datas específicas para o pagamento das parcelas da gratificação natalina, como parcelas nas datas praxe ou parcela única até o dia 10 do mês de dezembro (ponto médio entre 30/11 e 20/12).
Portanto, tanto escritórios contábeis (contabilidade externa) quanto os empregadores (contabilidade interna) devem se manter atentos às disposições nas CCTs cabíveis e assim evitar atritos com as organizações sindicais em detrimento dos direitos trabalhistas de seus colaboradores.
Conhecendo o 13º salário desde a sua origem, sua formação e os prazos de pagamento, o próximo tópico será um guia prático e técnico sobre a apuração do seu respectivo valor, onde serão abordados detalhes da formação da base de cálculo (salário contratual e o reflexo das remunerações variáveis, tipo horas extras, adicional noturno e insalubridade) e o correto tratamento dos encargos sociais e fiscais nas duas parcelas e em eventual complemento. É um tema que reúne vários aspectos e exige máxima atenção dos profissionais que atuam no setor.
2 Cálculo do 13º Salário: salário contratual, remuneração variável e encargos
A apuração do 13º salário exige que o profissional de Departamento Pessoal ou Contabilidade vá além do simples salário fixo porque a legislação estabelece que a gratificação natalina deve refletir a remuneração integral do trabalhador e, desta forma, o cálculo se inicia com o entendimento das bases que compõem este direito, seguido da aplicação da tabela progressiva dos encargos em cada parcela. Os subtópicos a seguir detalham a formação da base de cálculo e as regras de proporcionalidade.
2.1 Bases de cálculo e proporcionalidade de duodécimos
O valor bruto do 13º salário corresponde à remuneração integral do empregado, dividida por 12 e depois multiplicada pelos meses de serviço trabalhados. É importante observar que em períodos inferiores a um mês completo, a regra do duodécimo estabelece que a partir de 15 dias trabalhados já é formada a fração de 1/12 (um doze avos).
A base de cálculo é composta pela soma de dois componentes:
Salário Contratual: O valor do salário contratual vigente (salário fixo) no mês do pagamento.
Média da Remuneração Variável: O reflexo no salário de adicionais pagos no período, como horas extras, adicional noturno, adicional de insalubridade, comissões, entre outros.
Tomando como exemplo os trabalhadores mensalistas que recebem certos valores adicionais ao longo do período de formação do direito, o cálculo da média deve seguir o princípio da proporcionalidade; a apuração será anual para os admitidos antes de janeiro do ano em curso ou proporcional para os admitidos após 15 de janeiro do próprio ano em que for pago o 13º salário.
O roteiro de apuração da média segue esta regra:
Base de cálculo da média: Somam-se os valores totais das verbas variáveis pagas ao longo do período aquisitivo (anual ou proporcional) até o mês anterior ao do pagamento da respectiva parcela, geralmente, de janeiro a outubro.
Divisor da Média: O total das variáveis pagas deve ser dividido pelo número total de meses do período de apuração, e NÃO apenas pelos meses em que houve o pagamento de variáveis, pois este procedimento garante que a média reflita a proporcionalidade anual.
2.2 Primeira parcela: cálculo do adiantamento e encargos parciais
O processo começa com a apuração do valor da primeira parcela, que de antemão requer a contagem de duodécimos que o trabalhador terá direito, segundo o número de meses trabalhados dentro do ano, observando se a data de admissão foi no ano anterior ou no decorrer do ano em curso, sendo isto uma regra geral, prevista no Art. 78 do Decreto 10.854/202, que compila as previsões das leis primárias do 13º Salário e determina que entre o início de fevereiro e fim de novembro seja pago um adiantamento (1ª parcela) que represente metade do salário recebido no mês anterior ao do pagamento.
Para maior clareza, especialmente para trabalhadores com variáveis, o cálculo pode ser feito com base na seguinte fórmula de cálculo para a parcela inicial paga no mês 11 para trabalhadores admitidos antes de 1 de janeiro:
Por outro lado, caso o empregado tenha sido admitido no decorrer do ano ou solicite o adiantamento por ocasião das férias, o cálculo da 1ª parcela deve ser feito de forma proporcional aos duodécimos adquiridos e a fórmula simplificada para este cálculo é:
Embora o pagamento da 1ª parcela seja obrigatório entre fevereiro e novembro, este adiantamento possui um tratamento tributário e previdenciário diferenciado, conforme a tabela a seguir:
2.3 Segunda parcela: fechamento, encargos finais e complemento em janeiro
O pagamento da segunda parcela, a ser efetuado até 20 de dezembro, representa o acerto final da gratificação natalina e para sua apuração, é obrigatório refazer o cálculo da remuneração, desta vez incluindo as verbas variáveis acumuladas no período de janeiro até novembro (onze meses).
O valor a ser pago nesta etapa será o 13º salário bruto total (base de 12 avos, com a média atualizada) menos o valor já adiantado na primeira parcela e, finalmente, retidos os encargos apurados sobre o total da gratificação.
Incidência exclusiva e definitiva dos encargos
Diferentemente da primeira parcela, o pagamento final em dezembro estabelece o fato gerador de retenção previdenciária e de imposto de renda, que possuem bases de cálculo e regimes específicos:
INSS (Contribuição Previdenciária): O INSS é calculado de forma exclusiva e integral sobre o valor total bruto do 13º salário e, por força do Regulamento da Previdência social (Decreto 3.048/1999, Art. 214, § 7º), a base de cálculo do 13º salário não se soma à base do salário mensal de dezembro e o seu recolhimento segue o regime de competência, vencendo no dia 20 de janeiro do ano seguinte (competência dezembro), de acordo com a Lei 8.620/1993, Art. 7º, § 2º.
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): O IRRF, regulamentado pelo Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018, Art. 700), também é calculado de forma exclusiva e definitiva sobre o valor total do 13º, deduzido dos valores cabíveis, no mínimo a contribuição previdenciária; embora o IRRF seja apurado pelo Regime de Caixa, se devido, coincidentemente com a contribuição previdenciária ele vencerá no dia 20 de janeiro do ano seguinte
O ajuste final do complemento de janeiro
Como o fechamento em dezembro utilizou a média das variáveis apuradas até novembro, caso o trabalhador tenha realizado mais horas extras ou auferido outros adicionais no próprio mês de dezembro, certamente haverá uma diferença positiva a lhe ser paga e ela será calculada e paga como Complemento do 13º Salário, obrigação cujo pagamento deve ocorrer junto com o salário de janeiro ou, no mais tardar, até o dia 10 de janeiro do ano seguinte, conforme consta no Parágrafo único do Art. 77 do Decreto 10.854/2021.
O Complemento estará sujeito ao recolhimento dos encargos da seguinte forma:
INSS (Contribuição Previdenciária): O valor do Complemento deve ser somado ao valor bruto total do 13º salário (dezembro) para recompor a base de cálculo e o INSS deve ser recalculado sobre esta nova base total, aplicando-se a alíquota progressiva correta ao verificar em qual faixa de retenção o valor se encontra, aplicar a alíquota cabível e extrair a retenção anterior para apurar a retenção previdenciária exclusiva sobre o complemento. Como este complemento é pago em janeiro, ele continua a ser considerado de competência dezembro e o recolhimento deve ser realizado na guia de pagamento desta competência.
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): O valor do complemento deve ser somado ao valor bruto total do 13º salário calculado em dezembro e o IRRF deve ser recalculado sobre esta nova base total, utilizando a tabela do mês de dezembro, conforme ordena a IN RFB 1.500/2014, Art. 13, § 3º. Tal qual no cálculo da retenção previdenciária sobre o complemento, do IRRF recalculado deduz-se o valor retido anteriormente e seu recolhimento ocorrerá também até o dia 20 de janeiro, observada a regra de acumulação de valores de DARF até atingir o valor mínimo de R$ 10,00.
2.4 Roteiro prático: apuração e exemplos de situações comuns
Para ilustrar a aplicação dos conceitos já expostos de salário contratual, da média de variáveis e da proporcionalidade, a seguir são analisadas 5 hipóteses de trabalhadores mensalistas, considerando que todos recebem o salário fixo de R$ 3.000,00, possuem data-base em janeiro e maioria deles realizou horas extras (variáveis).
Para apurar o valor da primeira parcela, inicialmente é necessário apurar o valor do reflexo das variáveis sobre o salário contratual, segundo o próximo quadro:
Neste contexto, posto que o trabalhador recebeu mais R$ 365,00 em variáveis no mês 11, o cálculo da média será igual a (2000 + 365) : 11 = 215, que somada ao salário contratual totalizará R$ 3.215,00, que por si só representa o valor bruto do 13º salário do ano, com base nas tabelas oficiais publicadas neste blog, a seguir estão planificados os cálculos das retenções para ao fim ser obtido o valor líquido da segunda parcela, considerando o adiantamento de R$ 1.600,00:
(3215 x 12%) - 106,59 = 279,21 (INSS)
b) IRRF:
[(3215 - 279,21) x 15%] - 394,16 = 46,21 (IRRF)
c) Valor líquido (VL):
VL = valor bruto - INSS - IRRF - adiantamento
VL = 3215 - 279,21 - 46,21 - 1600 = R$ 1.289,58
Resumo de cálculos:
Complemento de janeiro
Enfim, em janeiro é verificado se no mês anterior o trabalhador auferiu mais adicionais porque no cálculo do pagamento da segunda parcela foi considerada a média de variáveis apenas no período de janeiro a novembro.
Caso de fato tenham sido formados mais adicionais de competência do mês 12, é necessário calcular o complemento do 13º salário. Se até novembro foram pagos R$ 2.365,00 de adicionais e em dezembro foram somados mais R$ 365,00 da mesma natureza, o total anual de variáveis passa a ser de R$ 2.730,00 e, como são considerados 12 períodos, o cálculo passará a ser 2730 : 12 = 227,50, que totalizará um bruto de 3227,50 (3000 + 227,50). O próximo quadro, cujos cálculos seguem o roteiro anterior, expõe o cálculo do complemento:
Observação Final
Como esta publicação foi desenvolvida com o critério de abordar aspectos capazes de tornar os cálculos mais complexos para enriquecer o conteúdo, caso o trabalhador tenha apenas um adicional fixo, como o de insalubridade de 30% sobre o Salário Mínimo Nacional, o profissional responsável pelos cálculos nem precisa esperar o mês de janeiro para revisão, pois, por antecipadamente conhecer o adicional total de dezembro, no fechamento da segunda parcela ele poderá somar todos os adicionais de janeiro a novembro, adicionar o valor de dezembro e já dividir por 12 para com antecedência formar a média completa de valores diferentes do salário fixo e livrar-se de recálculos em janeiro.
Até este ponto foram abordados os principais componentes do 13º salário, desde definição, aquisição e até critérios de cálculos diversificados, porém, em certas situações o duodécimo deste direito não se forma ou ele até pode ser cancelado; o tópico seguinte apresenta estes casos adversos.
3 Tratamento das exceções: afastamentos, rescisões e reflexos no contrato
Conforme foi demonstrado no Tópico 1, embora o 13º salário seja um direito constitucionalmente assegurado (Art. 7º, Inc. VIII), há circunstâncias específicas, previstas em lei, onde o duodécimo pode não se formar ou o direito ser afetado, de acordo com as situações relatadas a seguir.
3.1 Afastamentos por saúde (doença, acidente de trabalho e licença-maternidade)
A regra geral para a formação do duodécimo do 13º salário exige que o empregado tenha trabalhado no mínimo 15 dias no mês de referência, para que cada período forme o direito proporcional de 1/12 disto, calculado com base no salário do mês (Lei 4.090/1962, Art. 1º, §§ 1º e 2º), porém, a responsabilidade pelo pagamento deste direito pode ser do empregador ou do INSS, dependendo do tipo e duração do afastamento, de acordo com o próximo quadro prático, elaborado com base no Decreto 3.048/1999:
O princípio da formação do duodécimo de direitos trabalhistas é a verificação se o afastamento é caracterizado por uma interrupção ou suspensão do contrato de trabalho. A distinção entre entre estes conceitos é indispensável para a contagem do 13º salário porque na Interrupção há o pagamento de salário e, consequentemente, o duodécimo é formado e devido pela empresa (ex.: férias, licença-maternidade, 15 primeiros dias de afastamento), enquanto na suspensão, como não há pagamento de salário, o duodécimo não é formado (ex.: licença não remunerada, serviço militar obrigatório, aposentadoria por Invalidez a partir do 16º dia).
3.2 Rescisão contratual (com e sem justa causa)
A rescisão contratual, seja ela a pedido do empregado ou por iniciativa do empregador, tem um impacto imediato na contagem e no pagamento do 13º salário. A seguir estes temas são sumariamente abordados.
Rescisão sem justa causa (cenário D)
Neste caso o 13º salário é devido de forma proporcional ao tempo de serviço no ano.
- Duodécimos devidos: São pagos os duodécimos proporcionais, considerando-se o mês da rescisão como duodécimo adquirido caso o empregado tenha trabalhado 15 dias ou mais nele.
- Pagamento: O 13º salário deve ser pago integralmente na própria rescisão, junto com as demais verbas rescisórias, sem necessidade de aguardar o final do ano.
Exemplo: No cenário D (desligamento após 15 de setembro), o trabalhador adquiriu 9/12 de um 13º salário anual de R$ 3.194,44 formado pelo salário contratual mais a média de R$ 194,44, de acordo com o próximo cálculo:
Rescisão por justa causa
Este é o único caso em que o direito ao 13º salário não é formado porque segundo o Art. 3º da Lei 4.090/1961, há previsão de pagamento de gratificação natalina somente nas rescisões sem justa causa.
4 Conclusão e considerações finais
O 13º salário, mais que um mero benefício, é um direito constitucional que exige do profissional de DP/RH (Departamento Pessoal / Recursos Humanos) uma compreensão profunda de suas nuances e como foi demonstrado ao longo desta publicação, o cálculo envolve muito mais do que a simples "divisão da remuneração por 12".
A precisão no fechamento da segunda parcela é vital, especialmente porque o INSS e o IRRF são retidos integralmente neste momento, exigindo que o valor adiantado na primeira parcela seja compensado e não é menos importante o cuidado que se aplica ao cálculo das médias, onde a forma como as variáveis são apuradas e o divisor utilizado definem o valor final bruto do benefício.
Por fim, a formação do duodécimo está diretamente ligada à manutenção do contrato ativo, sendo que:
- Afastamentos longos podem transferir a responsabilidade de pagamento para o INSS (abono Anual).
- A Licença-Maternidade é uma exceção porque o 13º salário referente ao período da licença é pago pela empresa, que posteriormente abate este valor integralmente da contribuição previdenciária a pagar, conforme previsto no Art. 72, § 1º, da Lei 8.213/1991 e no Art. 59 da IN RFB 2.110/2022.
- A Rescisão por Justa Causa é o único fator que cancela sumariamente o direito ao 13º salário.
Portanto, o domínio de todas estas regras não apenas garante a conformidade legal da empresa, mas também a transparência nas relações de trabalho.
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